10 kroków do organizacji udanej konferencji

Organizacja konferencji nie jest zadaniem łatwym, wymaga bowiem dobrego pomysłu, przemyślanych rozwiązań oraz dogrania wielu szczegółów organizacyjnych. Podstawą jest jednak posiadanie dobrego planu, dla którego podstawą może być, zamieszczone poniżej, 10 kroków, prowadzących do organizacji udanej konferencji. 

Krok. 1. Określamy budżet, liczbę oraz profil uczestników.

Od tego, jakimi dysponujemy środkami, zależeć będzie cała organizacja naszego wydarzenia – przy skromnym budżecie będziemy musieli albo ograniczyć liczbę uczestników, albo zaoferować im gorsze warunki. W każdym przypadku jednak nasz wybór powinien stanowić pewien rozsądny kompromis. Co bardzo ważne, około 10 proc założonej kwoty należy zarezerwować na nieprzewidziane wydatki
 

Krok 2. Wybieramy lokalizację. 

Skoro wiemy już ilu będzie gości oraz jak wysokiego standardu wymagają, łatwiej będzie nam zawęzić krąg poszukiwań. Warto zwrócić uwagę na kwestię transportu, ilości miejsc parkingowych i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, dostępność bazy noclegowej. Niezmiernie istotną kwestią jest catering – nawet, jeśli planujemy jedynie przerwę kawową, warto zadbać, by wszystko odbyło się z zachowaniem najwyższych standardów.

Krok 3. Ustalamy datę.

Wybór daty nie zawsze jest oczywisty – warto zwrócić uwagę na fakt, że ceny w tym samym ośrodku mogą znacznie się różnić w zależności od tego, czy jest to dzień powszedni, czy weekend. Warto również zorientować się, czy ktoś (np. nasza konkurencja) nie organizuje w podobnym czasie konferencji o zbliżonym charakterze.

Krok 4. Określamy czas trwania konferencji.

Jeśli planujemy zorganizować dłuższą (2-3 dniową) konferencję, powinniśmy upewnić się, czy nasz budżet na to pozwala, a także czy temat na pewno jest na tyle złożony, że będzie o czym dyskutować przez ten czas.

Krok 5. Sprawdzamy, czy potrzebujemy tłumaczy i ustalamy kto i co dokładnie będzie mówił.

Jeżeli wśród zaproszonych delegatów będą goście z zagranicy, koniecznie należy zapewnić im tłumacza – nawet w przypadku, jeżeli dana osoba rozumie po polsku. Nasz język należy do najtrudniejszych na świecie, dzięki czemu ktoś, kto opanował podstawowe zwroty, niekoniecznie zrozumie branżowe słownictwo. Warto również zadbać, aby tłumacz specjalizował się w danej branży, szczególnie jeśli wiąże się z nią wysoce specjalistyczne słownictwo.

Dobrze jest poprosić prelegentów o przygotowanie konspektu w punktach – pozwoli to uporządkować przebieg konferencji oraz sprawi, że będziemy mieli pełną kontrolę nad przekazywaną w jej czasie treścią.

Krok 6. Wysyłamy zaproszenia.

Na zaproszeniu powinny znaleźć się dokładne informacje dotyczące lokalizacji i celu konferencji, a także nasze dane kontaktowe. Warto również zamieścić mapę dojazdu oraz krótko opisać, czego będzie dotyczyć spotkanie i jakie korzyści stąd wynikną.

Krok 7. Materiały konferencyjne.

Spotkanie będzie przebiegać znacznie sprawniej, jeśli każdy z uczestników otrzyma materiały, dotyczące jego treści. Ważne, aby były one ujęte w odpowiedniej formie i z uwzględnieniem specyfiki spotkania.

Krok 8. Przewidujemy nieprzewidywalne.

Organizując konferencję, należy być przygotowanym na różne przykre niespodzianki. Dobrze jest mieć plan B w wypadku, gdy nasze spotkanie ma uświetnić pokaz plenerowy, który może zostać zrujnowany przez niekorzystne warunki atmosferyczne.

Krok 9. Archiwizacja konferencji.

Skoro włożyliśmy wiele pracy i wysiłku w jej zorganizowanie, warto zadbać o to, by pozostał po niej jakiś namacalny ślad.

Krok 10. Wyciągamy wnioski.

Po zakończeniu spotkania, aby obiektywnie ocenić swoją pracę i podtrzymać dobre kontakty biznesowe, warto skontaktować się z uczestnikami konferencji i zapytać ich o ocenę.

Kontakt

Tel: 665-124-457

E-mail: kontakt@sixty9.pl

ul. Starowiślna 5/20 ,
31-032 Kraków

Na naszym portalu każdy zainteresowany znajdzie wiele informacji i inspiracji na temat świętowania sylwestra, wszelakich imprez oraz gotowania!